Ironija open spacea – priča kako nas je otvorenost zatvorila
Ironija open spacea – priča kako nas je otvorenost zatvorila
Uredski prostori su se godinama prilagođavali tako da kolegama nikad nije bilo lakše surađivati nego do pojave virusa COVID-19. Barem se tako činilo. Otvoreni, fleksibilni prostori puni aktivnosti i života u većini ureda u Hrvatskoj zamijenili su kabine i zidove te učinili ljude vidljivima jedni drugima.
No, kako su fizičke i tehnološke strukture za širenje suradnje napredovale, neki pokazatelji su otkrili kako se zaposlenici ponašaju suprotno očekivanja dizajnera i željama menadžera. Razmjena poruka postala je glavni izvor informiranja, a telefonski pozivi su vremenom padali u drugi plan. Društveni mediji poput Slacka ili Microsoft Teamsa zamijenili su kratke razgovore na hodnicima, a virtualni sastanci putem Zooma, Skypea ili Webexa zamijenili su osobne sastanke i ljudi su postali digitalno sveprisutni i povezani. Arhitektura suradnje nije imala tako veliki skok i promjenu još od vremena kad nam je tehnološki napredak u području ventilacije, klimatizacije i rasvjete omogućio nastanak velikih poslovnih zgrada.
Jedno istraživanje HBR-a iz prošle godine je pokazalo kako je međuljudska interakcija licem u lice opala za otprilike 70% nakon prelaska firmi na open-space princip rada.
Taj problem se dodatno produbio kroz pandemiju, budući da je takva interakcija kompletno izblijedila. Zato se danas liderima više nego ikad nameće imperativ rješavanja izazova o tome koja kolektivna ponašanja treba poticati ili obeshrabriti i kako. Njihova sredstva ne bi trebala uključivati samo dizajn konfiguracija radnog prostora i tehnologija, već i dizajn procesa, uloga i zadataka.
A koja je tvoja uloga?
Pandemija i “home office” su pomaknuli granice i svakome pojedinačno ili u kolektivu dopustili donošenje odluke kada i kako će komunicirati. Čak smo i u uredima imali nevjerojatan kapacitet za to. Izbjegavanje kontakta očima, shvaćanje da možemo svako malo do kupaonice ili zapaliti cigaretu ili se toliko udubiti u svoje zadatke da se počne selektivno gubiti sluh, nekad i uz pomoć slušalica. Digitaliziranim načinom interakcije postalo je još jednostavnije ne reagirati: na primjer, jednostavnim ignoriranjem.
Samim time i liderima je otežano shvaćanje kako pristupiti suradnji s timovima u kojima članove trebaju povezivati svrha i principi s jasno definiranim ulogama. Sve od navedenog izbljeđuje u neformalnoj strukturi odnosa “daleko od očiju, daleko od srca”. Vraćanje jasnoće u te pojmove prvi je korak ka dizajniranju angažiranih timova na daljinu.
Dodana vrijednost koju svatko može ponuditi iz (ne)udobnosti home officea, treba se tražiti izvan ugovornih obveza ili opisa zadataka, jer kad bi se svatko pridržavao striktno onoga što je navedeno u ugovoru ne bi postojao napredak i razvoj, a organizacije i timovi se ne bi mogli prilagoditi novim uvjetima, radnim okolinama, potrebama klijenata i zahtjevima volatilnog tržišta.
Dodanu vrijednost ne možemo tražiti u formalnim strukturama. Nju možemo pronaći u jasnom definiranju i razumijevanju pojma uloge svakog zaposlenika.
U privatnom pogledu svaka je osoba svjesna svojih brojnih uloga pa tako u jednom trenu, na primjeru ženske osobe, možemo biti majka, kćer, sestra, prijateljica, unuka itd. U poslovnom pogledu nije ništa drugačije. Svaka osoba ima brojne uloge koje u interakciji s kolegama stvaraju dodanu vrijednost npr. organizator, stručnjak, coach, jezični virtuoz, đavolji odvjetnik…
Uloge su osnovna pretpostavka za kolaboraciju, bez koje stvaranje u kompleksnosti nije moguće, pa je pametno organizaciju dizajnirati oko ljudi umjesto prilagođavanja ljudi određenim pozicijama i zadacima.
Sve te uloge imaju veze s uvjetima rada, organizacijskim dizajnom, ponašanjem, sposobnostima, vještinama, interakcijom i neformalnom povezanošću unutar i izvan organizacije.
U vremenu kada naše urede mijenjamo za rad od kuće za stvaranje vrijednosti iznimno je bitno da se uloge eksplicitno (jasno, nedvosmisleno) raspišu i da svakoj osobi unutar tima daje mogućnost da s ulogom igra/žonglira.
Možda je to prvi korak uspjeha ove veze na daljinu. TT
Filip Mott
